#54 Gestionar proyectos

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En el programa de hoy, Sacra nos va a contar cómo gestionar proyectos de clientes, desde que llega la recepción de un posible cliente hasta que se hace la entrega y la posible retención de un cliente.

Cómo gestionar proyectos en una agencia de marketing

Gestionar proyectos en una agencia de marketing online es un trabajo que debe ser muy metódico, puesto supone gestionar recursos muy diferentes, cada uno de los cuales debe hacer su parte en las fechas establecidas, y en todo ese proceso, hay que estar coordinados con el cliente, para que todo encaje y la entrega final sea satisfactoria.

Os dejamos a continuación el listado de tareas que propone Sacra según su experiencia en closemarketing, su agencia de marketing, que dirige junto con David.

Cómo gestionar la captación del cliente

Reuniones con clientes

En caso de que haya reuniones con clientes potenciales, éstas deben ser efectivas:

• Medios: presenciales, telefónica o videoconferencia (depende del cliente). Debemos aprovechar el tirón de la pandemia para intentar seguir haciendo reuniones no presenciales con el cliente.
• Antes de la reunión debemos haber hecho una investigación inicial del cliente, para que cuando nos sentemos con él sepamos perfectamente de qué nos está hablando y podamos entender mejor su caso.
• Una vez estemos con el cliente, debemos solicitar la mayor información posible sobre objetivos.
  • Qué hacen ya
  • Cómo lo hacen 
  • Quién se encarga
  • Qué buscan 
• Algunas *preguntas que no deben faltar: 
  • ¿Tiene página web? ¿Cuál es? 
  • ¿Tiene redes sociales? ¿Cuáles son sus perfiles?
  • ¿Tiene perfil de Google My Business y la propiedad de su negocio?
  • ¿Qué servidor? 
  • Por supuesto, habrá que solicitarle al cliente todos los accesos a cada uno de ellos.
• Deberemos apuntarlo TODO. Podemos hacerlo en diferentes herramientas: 
  • En Google Keep 
  • Como tarea de Asana 
  • En una herramienta de CRM 
  • Pero lo que nunca falla es un bloc de notas
  • Después conviene sentarse a pasar a limpio las notas y reflexionar sobre todos los datos que se han obtenido del cliente para ver si falta algo.

Cuando el cliente está interesado y quiere que le preparemos una propuesta

A la hora de hacer la preparación de la propuesta, debemos decidir si:

• Procede hacer el presupuesto por horas
• Si es mejor hacer un presupuesto por servicios
• En cualquier caso, deberá ser una propuesta detallada
• Una cosa que funciona muy bien y que gusta mucho al cliente es hacer una presentación de la empresa: dossier, web, equipo y proyectos similares realizados

Al envío de la propuesta, deberemos:

• Escribirle un mensaje personalizado, para que el cliente sienta que le vamos a dedicar su tiempo y que no es un número más. 
• Hacer una detallada explicación de los servicios.
• También deberemos aclarar posibles dudas
• Otra cosa muy importante, tanto o más que las anteriores, es detallar qué no incluye el presupuesto
• Y finalmente le debemos invitar a resolver posibles dudas que le surjan tras la entrega de la propuesta.

La aceptación del presupuesto se puede hacer:

• Por email 
• Aceptación con Holded, u herramienta similar.

Acciones que haremos a la hora de dar de alta el cliente

El alta del cliente u onboarding como le llaman los modernitos de mierda, se trata en sí de una experiencia de usuario, que no debe generar fricción alguna. Para ello, Sacra nos propone seguir los siguientes pasos:

• Enviar un email de agradecimiento y bienvenida al cliente.
• Enviarle un formulario de alta del cliente con los datos fiscales y forma de pago
• Si utilizamos una herramienta de gestión de proyectos como Asana, crearemos el proyecto en Asana e invitaremos al cliente para su seguimiento
  • Es útil tener plantillas para los servicios más recurrentes
    • Web 
    • Mantenimientos 
    • Identidad corporativa
• Si es necesario, podemos tener una reunión para explicar la herramienta al cliente. De esa forma lo hacemos partícipe dentro del trabajo. 
• Será importante hacer la configuración de la facturación desde el primer momento. 
• Es vital realizar una estimación y la configuración del tiempo estimado: Si usas Asana, una herramienta vital es Everhour.
• En el caso de trabajos de web e identidad corporativa: 
  • Se le debe enviar al cliente un briefing para captación de detalles
• Una parte muy importante en la que es vital la colaboración del cliente, es la captación de material: logotipo, imágenes, contenido, productos…
• Igualmente la captación de accesos necesarios

Fase de planificación del proyecto

En la fase de planificación del proyecto, será muy importante revisar todas las tareas y planificar muy bien los tiempos de entrega.

• Cuando hay un equipo de por medio, habrá que asignar las tareas
• Añadir al cliente como seguidor de todas las tareas, para que él vea todo lo que se está haciendo y comprenda la magnitud del trabajo
• Fijar fechas de entrega
• Puede que haya recurrencia de tareas
  • Por ejemplo, la actualización de WordPress

Comunicación con el cliente

La comunicación entre la agencia y el cliente deberá ser fluida, pudiendo utilizar como canales de comunicación el propio Asana, el email e incluso Whatsapp en un momento dado.

Además, puede ser conveniente informes periódicos que, dependiendo del trabajo, serán mensuales o semanales.

Las noticias de la semana

Os dejamos los enlaces que hemos tratado en las noticias de la semana:

• Las tiendas de Facebook llegan a Whatsapp
  • https://marketing4ecommerce.net/las-tiendas-de-facebook-llegan-a-whatsapp-asi-funcionaran/ 
  • https://www.facebook.com/business/shops
• Github copilot
  • https://copilot.github.com

• Mientras tanto, por si no obtienes acceso, puedes probar:
  • https://www.tabnine.com
  • https://marketplace.visualstudio.com/items?itemName=closemarketing.wp-development-toolbox
• Lanzamiento de WordPress 5.8 el 20 de julio
  • https://wordpress.org/news/2021/06/wordpress-5-8-release-candidate/
• Actualizaciones de Junio y Julio de Google
  • https://www.sistrix.es/blog/google-core-update-julio-2021/

Libros recomendados:

• Lo impredecible, de Marta García-Aller. Un libro sobre los algoritmos y en qué medida nos adaptamos o no a ellos.

• El fin del mundo tal y como lo conocemos, de Marta García Aller. Un libro sobre las predicciones que llevamos décadas haciendo y cómo se han ido materializando (o no) en nuestros días.

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